Uchwała Zarządu nr 15 Fundacji Akceptacja
61-754 Poznań, Szyperska 11A/25, KRS 0000677679, NIP 7831758944 z dnia 1 października 2018 roku
w sprawie zasad (polityki) rachunkowości
POLITYKA RACHUNKOWOŚCI
Na podstawie art. 4 oraz art. 9 i 10 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 1994, nr 121 poz. 591 z późn. zmianami), zwanej dalej ustawą, wprowadza się jako obowiązującą od dnia 15.09.2010 dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w Fundacji Akceptacja, zwanej dalej Organizacją.
Na wskazaną powyżej dokumentację składają się następujące wewnętrzne zasady rachunkowości:
Organizacja pozarządowa prowadzi pełną księgowość przy użyciu księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych.
Za prawidłową i rzetelną politykę rachunkowości odpowiedzialność ponosi Zarząd Organizacji .
I. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe Organizacji prowadzone są w biurze rejestrowym Fundacji (61-754 Poznań, ul. Szyperska 11A/25) oraz w siedzibie Fundacji (61-501 Poznań, Bukowska 27/29)
II. Okresy sprawozdawcze i wynikające z nich obowiązki
Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.
Krótsze okresy sprawozdawcze wchodzące w skład roku obrotowego to miesięczne okresy sumowania obrotów na kontach księgi głównej w celu ustalenia poziomu uzyskiwanych przychodów i kosztów oraz ustalania wyniku finansowego, obliczane w rachunku narastającym od początku roku do końca każdego miesiąca, bez sporządzania bilansu oraz rachunku wyników.
Bilans oraz rachunek zysków i strat za okres krótszy niż rok obrotowy może zostać sporządzony na potrzeby wynikające z realizacji poszczególnych projektów i zadań.
1/17
III. Zasady i technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera.
Księgi rachunkowe Organizacji obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
1. dziennik,
2. księgę główną,
3. księgi pomocnicze,
4. zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników częściowych.
Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:
– podwójnego zapisu,
– systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową,- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.
Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań finansowych, statystycznych i innych.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest programu księgowego „LeftHand dla Stowarzyszeń i Fundacji”.
Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono:
– symbole i nazwy kont
– salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początkuroku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
– sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początkuroku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:
1. dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku kalendarzowego
2. dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.
IV. Koszty Organizacji
Ewidencja kosztów Organizacji odbywa się przy użyciu kont zespołu 4 z rozszerzeniem analitycznym poszczególnych kategorii i realizowanych projektów/zadań.
Koszty dzieli się na koszty działalności statutowej (nieodpłatnej i odpłatnej) oraz koszty administracyjne. Dla celów sprawozdawczych dokonuje się podziału kosztów wg rodzaju zgodnie z Załącznikami do Polityki Rachunkowości.
Koszty przypisane bezpośrednio do działalności statutowej odnoszone są bezpośrednio na koszty działalności statutowej, natomiast koszty administracyjne odnoszone są bezpośrednio na konta kosztów administracyjnych.
W przypadku kosztów wspólnych dotyczących m.in. energii elektrycznej, cieplnej, gazu, czynszu i innych mediów dzielone są według klucza udziału powierzchni do realizacji zadań statutowych i administracyjnych w powierzchni ogółem lub w inny sposób wynikający ze specyfiki działalności Organizacji .
V. Plan kont
Wykaz kont księgi głównej stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej uchwały. Zdarzenia na kontach księgi głównej grupuje się, a konta księgi głównej uzupełnia się ewidencją szczegółową, stosując zasady określone Załącznikiem nr 2 do niniejszej uchwały.
1. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się do kont syntetycznych objętych i wymienionych w Załączniku nr 1. Poszczególne operacje na kontach ksiąg pomocniczych (tj. kontach analitycznych) grupuje się w oparciu o prowadzoną dla każdego z wymienionych w Załączniku nr 1 konta szczegółową ewidencję analityczną.
2. Ewidencję analityczną prowadzi się dla:
• środków trwałych, w tym dla środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych;
• rozrachunków z dostawcami;
• rozrachunków z odbiorcami;
• rozrachunków z pracownikami;
• kosztów;
• przychodów.
• operacji kasowych i bankowych
VI. Sprawozdanie finansowe
1. Organizacja pozarządowa sporządza jednostkowe roczne sprawozdanie finansowe na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia każdego roku
2. W skład tego sprawozdania wchodzą:
1. wprowadzenia do sprawozdania,
2. bilansu,
3. rachunku wyników
4. dodatkowych informacji i objaśnień,
3. Sporządzone za rok obrotowy sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez Zarząd w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.
4. Dla potrzeb sprawozdawczości Organizacja sporządza sprawozdanie finansowe wg wzorów określonych do niniejszej Polityki Rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w złotych.
VII. Metoda prowadzenia ewidencji zapasów
Organizacja nie prowadzi ewidencji zapasów na kontach zespołu 3. Zakupione materiały odpisywane są bezpośrednio w koszty w momencie ich zakupu i inwentaryzowane na koniec roku obrotowego.
VIII. Wycena aktywów i pasywów
1. Środki trwałe wycenia się wg cen nabycia (lub kosztów wytworzenia) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
2. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
3. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, tj. z uwzględnieniem odchyleń od cen ewidencyjnych i pomniejszonych o odpisy aktualizacyjne.
4. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty pomniejszonej o odpisy aktualizacyjne.
5. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, tj. wraz z odsetkami naliczonymi za zwłokę.
6. Fundusze własne, środki pieniężne oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w ich wartości nominalnej.
IX. Odpisy amortyzacyjne
1. Przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok o wartości początkowej nieprzekraczającej jednostkowo kwoty 1500 zł odpisuje się w miesiącu ich zakupu w koszty działalności, której mają służyć, jako zużycie materiałów. Kontrola i ewidencja tych przedmiotów – według miejsc ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych – prowadzona jest w książce inwentarzowej.
2. Przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok i o wartości początkowej wyższej jednostkowo od 1500 zł, lecz nieprzekraczającej kwoty 3500 zł, zalicza się do środków trwałych i amortyzuje się w sposób uproszczony, tj. przez jednorazowy odpis w koszty w pełnej ich wartości w miesiącu następującym po miesiącu ich przekazania do używania.
3. Pozostałe środki trwałe amortyzowane są metodą liniową, przy zastosowaniu zasad i stawek podatkowych.
X. Wycena papierów wartościowych
Wszelkie papiery wartościowe wyceniane są w cenach nabycia, z uwzględnieniem trwałej utraty wartości (długoterminowe), względnie – nieprzewyższających cen rynkowych (krótkoterminowe). XI. Rezerwy
W Organizacji nie tworzy się rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze, takie jak odprawy emerytalne oraz nagrody jubileuszowe, jak również rezerw na przyszłe zobowiązania.
XII. Zastępcze dowody księgowe
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych wystawia się każdorazowo tzw. dowód zastępczy w postaci podpisanego przez upoważnioną osobę dowodu potwierdzającego przyjęcie dostawy lub wykonanie usługi obcej na rzecz jednostki. Każdy taki dowód wymaga akceptacji członka Zarządu.
XIII. Metody i terminy inwentaryzacji składników majątkowych
W Organizacji sporządza się inwentaryzację aktywów według stanu na ostatni dzień roku obrotowego.
Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z ustawy o rachunkowości.
W Organizacji występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:
1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych,
2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,
3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.
Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają:
1. gotówka w kasie,
2. znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów,
3. znajdujące się na terenie strzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom. Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje główny księgowy.
Uzgodnienie stanu dotyczy:
4. aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych,
5. należności od kontrahentów,
Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości. Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do:
6. należności spornych i wątpliwych,
7. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
8. należności od pracowników,
9. należności z tytułów publicznoprawnych,
10. innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.
Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnieniu stanu.
Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.:
11. wartości niematerialnych i prawnych,
12. środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,
13. środków pieniężnych w drodze,
14. czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów,
15. należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych,
16. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
17. aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1–2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,
18. gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,
19. funduszy własnych i funduszy specjalnych,
20. rezerw i przychodów przyszłych okresów,
21. innych rozliczeń międzyokresowych,
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu:
22. weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych,
23. sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów:
24. czynne inwentaryzuje się, sprawdzając wielkość tych kosztów z ich dokumentacją oraz weryfikując sposób ich rozliczania, mając na uwadze zasadę współmierności przychodów i kosztów oraz uregulowania zawarte w art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
25. bierne inwentaryzuje się poprzez sprawdzenie zasadności ich zarachowania w koszty bieżącego okresu oraz zgodności z art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Grunty i budynki inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami :
– wyciągami z ksiąg wieczystych
– decyzją organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd oraz protokołem zdawczo-odbiorczym.
Fundusz jednostki, fundusze specjalnego przeznaczenia, fundusze celowe i motywacyjne inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących te fundusze.
Terminy inwentaryzowania składników majątkowych
Ustala się następujące terminy inwentaryzacji :
a) na dzień bilansowy każdego roku:
1. aktywów pieniężnych
2. składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji;
b) w ostatnim kwartale roku:
3. środków trwałych w budowie
4. materiałów w magazynie
5. stanu należności
6. aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową
7. aktywów będących własnością innych jednostek.
c) zawsze:
8. w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,
9. w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.
XIV. Zasady istotności danych
Ustala się, że dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 1% sumy bilansowej za poprzedni okres sprawozdawczy w przypadku wielkości bilansowych lub te kwoty, które przekraczają 5% wyniku finansowego.
Ostateczną decyzję, co do wysokości kwoty istotności podejmuje kierownik jednostki Organizacji.
XV. Zabezpieczenie danych księgowych
Celem zabezpieczenia danych księgowych oraz dokumentów stanowiących podstawę zapisów księgowych na dostęp do nich zezwala się wyłącznie osobom zajmującym się prowadzeniem księgowości Organizacji (w tym pracownikom zatrudnionym przy rozliczaniu projektów) oraz Zarządowi Organizacji. Opis sposobów zabezpieczenia danych i dodatkowe opisy dostępne są na stronie producenta oprogramowania księgowego
„http://www.lefthand.pl/pl/subsites/instrukcja_do_programu” w sekcji „Dokumentacja księgowo-techniczna programu”.
XVI. Postanowienia końcowe
Niniejsza Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia, tj. 1 października 2018 roku
